Als communicatieprofessional wil je een goed rapport kunnen schrijven, zoals een analyse-, advies- of onderzoeksrapport. Maar waaraan voldoet nu een goed rapport in de Nederlandse taal? Daarover lees je meer op deze pagina.
Een rapport schrijf je in correct Nederlands, zodat het voor de lezer meteen duidelijk is wat er staat. Uiteraard denk je ook na over een passende opmaak, die de tekst versterkt. Houd rekening met de volgende drie taalonderdelen: structuur, stijl en spelling.
Structuur: de opbouw van een rapport
Een standaardrapport kent vaak de onderstaande vijf structuurniveaus. Uiteraard kan de uiteindelijke opmaak er anders uitzien, afhankelijk van via welk programma je het maakt, zoals Word, Canva of interactieve pdf.
1. Rapport
Voor de leesbaarheid van het rapport voeg je minimaal een voorblad en duidelijke inhoudsopgave toe. Daarna volgt de kern.
2. Hoofdstuk
De inhoud van de hoofdstukken verschilt per soort rapport. Een rapport bevat meestal een inleiding en bronnenlijst. Mogelijke andere hoofdstukken zijn: voorwoord, managementsamenvatting, analyseonderdelen (structuur, cultuur, interne communicatie etc.), methode van onderzoek, resultaten, conclusies en aanbevelingen. Geef je hoofdstuk een informatieve titel inclusief nummer.
Voorbeeld:
‘6. Hoe de interne communicatie verloopt binnen de organisatie’
3. Paragraaf (eventueel subparagraaf)
Onder een paragraaf vallen meerdere alinea’s met onderwerpen. Voeg aan je paragraaf een informatieve kop toe; het paragraafteken (§) zelf is overbodig.
Voorbeeld:
‘6.1 De drie meest gebruikte interne communicatiemiddelen’
4. Alinea
Behandel één onderwerp per alinea. Zet daarbij de kernzin vooraan. Zo ziet de lezer meteen waarover de alinea gaat. Hierna volgt de onderbouwing met argumenten/uitleg. Sluit de alinea eventueel af met een concluderende zin.
Voorbeeld:
‘De communicatie van de managers naar de medewerkers toe verloopt meestal via twee kanalen. Als eerste gebruiken zij het intranet voor algemene berichten over de organisatie. Daarnaast plaatsen zij elke week een bericht op Teams over de ontwikkelingen per afdeling.’
5. Zin
Schrijf waar kan één boodschap per zin. Hiermee maak je het prettiger leesbaar.
Koppen
Schrijf informatieve koppen die de lading dekken. Let op: Een titel of tussenkop krijgt geen punt. Na elke titel volgt een stuk tekst. Dit betekent dat na een hoofdstuktitel eerst een inleidend stuk tekst komt, dan pas de paragraaf.
Ook een figuur, tabel en afbeelding krijgt een titel (en nummer). In de lopende tekst verwijs je hiernaartoe.
Voorbeeld:
‘Grafiek 1: Aantal medewerkers HAN’
Signaalwoorden
Verbind alinea’s en zinnen met signaalwoorden, zoals ‘daarnaast’, ‘ten eerste’ en ‘daarom’. Dit verhoogt de leesbaarheid van je tekst.
Stijl van een rapport
Hieronder volgen een aantal stijlelementen die je nodig hebt tijdens het schrijven van het rapport.
- Perspectief
Een rapport schrijf je meestal in het perspectief van de derde persoon. Gebruik dan geen persoonlijke voornaamwoorden (ik, jij, wij), maar schrijf het wie of wat (het model, dit rapport, etc.). Uitzondering hierop: voorwoord, reflectie, citaat. - Actief, kort en bondig
Schrijf als het kan actief zodat het prettig leest. Hoe? Benoem wie of wat iets doet. Hierbij vermijd je hulpwerkwoorden als ‘worden’ en ‘zijn’.Verwijder voor een bondige tekst ook overbodige woorden. Als het kan, vervang voorzetseluitdrukkingen door één voorzetsel, zoals ‘door middel van’ = door en ‘met betrekking tot’ = over/voor.
- Begrijpelijk (woordkeus)
Vermijd ook onbegrijpelijke of vage woorden; schrijf zo begrijpelijk mogelijk. Leef je hierbij in de doelgroep in. Het woord ‘model roept bijvoorbeeld nog vragen op. Welk model bedoel je? Maak daarbij onbekende grootheden concreet, zoals ‘een aantal’ (hoeveel?), ‘vaak’ (hoe vaak?) en ‘sommigen’ (wie?). Voorkom ouderwetse woorden, zoals omtrent (=over), te allen tijde (=altijd) en tevens (=ook).
Meer over stijl vind je in de kennisclip over stijl (alleen toegang met HAN-account).
Voorbeeld alinea goed
Dit hoofdstuk beschrijft de interne organisatieanalyse van organisatie X. Eerst komt de organisatiestructuur aan bod. Vervolgens gaat de paragraaf erna in op de cultuur van organisatie X. Het hoofdstuk sluit af met informatie over leiderschapsstijlen.
Voorbeeld alinea ‘kan beter’
Er wordt in dit hoofdstuk dieper ingegaan op de structuur van de organisatie zoals ik heb ervaren. Omdat het belangrijk is om je meer te vertellen over waarden etc. wordt ook nog de cultuur besproken, althans een aantal onderdelen daarvan. Door middel van een model worden de leiderschapsstijlen toegepast. Door dit te bespreken, brengen we de interne organisatieanalyse voor een deel in kaart.
Spelling
Loop je tekst nog een keer goed na op:
- Werkwoordspelling
- Interpunctie, zoals:
- Geen punt achter kop
- Komma’s, dubbele punten en aanhalingstekens op juiste plek
- Algemeen taalgebruik, zoals:
- Juist gebruik spaties: ‘op zoek’, ‘socialmediakanaal’ en ‘HAN-student’
tips
- Maak meteen een conceptinhoudsopgave. Voordeel is dat je dan al direct nadenkt over de structuur van het rapport.
- Schrijf meteen alle bronnen op die je hebt gebruikt. Dat voorkomt een zoektocht achteraf.
- Laat je teksten nog een keer nalezen op inhoud én taal.
- Let op dat je de juiste APA-regels toepast.
Meer weten?
- Kennisclip stijl
(alleen toegankelijk met HAN-account) - Hogeschooltaal.nl
- Taaladvies.net
- Onzetaal.nl
